Endlich produktiver arbeiten
Fragen Sie sich manchmal, wie Ihre Kollegen so schnell den Berg an Unterlagen auf ihrem Schreibtisch abarbeiten können oder warum Ihr Nachbar seinen Garten immer top in Schuss hat? Wie kommt es, dass der Berg auf Ihrem Schreibtisch immer größer wird und Sie im Meer der unerledigten Aufgaben untergehen?
Im Wesentlichen gibt es zwei Gründe, warum manche Menschen produktiver sind als andere: Zum Einen lassen sich viele Menschen zu leicht ablenken. Während eigentlich wichtige Arbeiten erledigt werden sollten, werden fünf Mal am Tag die Emails gecheckt. Wenn Sie dafür jedes Mal fünf Minuten brauchen, verlieren Sie täglich bereits 25 Minuten Ihrer Zeit. Zusätzlich wird am Arbeitsplatz gerne mal kurz im Internet gesurft, das Facebook-Profil aktualisiert, eine Nachrichtenseite aufgerufen und so weiter. Auf diese Weise geht schnell eine weitere Stunde Ihrer Zeit verloren, in der Sie eigentlich Wichtigeres tun wollten.
Der zweite Grund ist Prokrastination, umgangssprachlich auch „Aufschieberitis“ genannt. Unangenehme Aufgaben, zum Beispiel eine Präsentation vor den Kollegen oder dem Vorgesetzten, werden häufig so lange aufgeschoben wie möglich, weil Sie vielleicht von vornherein davon ausgehen, dass die Präsentation schlecht verlaufen wird. Irgendwann wird sie dann unter großem Zeitdruck mehr schlecht als recht vorbereitet. Das Ergebnis wird Sie dann in dem bestätigen, was Sie bereits wussten: die Präsentation war tatsächlich schlecht.
Was können Sie also tun, um produktiver und erfolgreicher zu arbeiten? Eine einfache Lösung ist die Ivy Lee-Methode. Wie diese Technik funktioniert, möchte ich Ihnen anhand einer kurzen Geschichte zeigen.
Zu Beginn des letzten Jahrhunderts war Charles Schwab Manager einer sehr erfolgreichen Konzerns in den Vereinigten Staaten von Amerika. Die Firma entwickelte sich so gut, dass Schwab den Gang an die Börse anstrebte. Schnell wurde jedoch klar, dass dieser Schritt die Firma überforderte. Also engagierte Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee, der ihm versprach, mit einer sehr einfachen Methode die Mitarbeiter wesentlich produktiver zu machen. Dafür müsste er nur 15 Minuten mit jeder Führungskraft sprechen. Als Schwab nach den Kosten fragte, sagte Lee, er würde in drei Monaten zurückkehren und Schwab solle ihm dann bezahlen, was er für angebracht halte. Als Lee nach drei Monaten zurückkehrte, überreichte ihm Schwab einen Scheck über 25.000 Dollar.
Aufgrund ihrer Einfachheit wurde Lees Methode als die Ivy Lee-Methode oder auch 25.000 Dollar-Methode weltberühmt und wird auch heute noch von Führungskräften auf der ganzen Welt angewandt. Aber wie genau funktioniert diese Methode? Probieren Sie sie aus und werden Sie selbst produktiver! Alles, was Sie brauchen sind ein Stift und ein Blatt Papier.
1. Notieren Sie sich am Ende des Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
2. Sortieren Sie diese Aufgaben nach Priorität. Besonders unangenehme Aufgaben gehören immer oben auf die Liste, da diese Sie sonst den ganzen Tag im Hinterkopf verfolgen und ablenken.
3. Beginnen Sie am nächsten Tag direkt mit der ersten Aufgabe auf Ihrer Liste. Checken Sie nicht Ihre Mails, telefonieren Sie nicht und halten Sie auch keinen Smalltalk mit Kollegen, solange diese Aufgabe nicht erledigt ist.
4. Überprüfen Sie Ihre Liste und passen Sie sie an. Ändern Sie ggf. die Prioritäten, streichen Sie Aufgaben oder ergänzen Sie ggf. Aufgaben. Bearbeiten Sie nun die nächste Aufgabe. Fahren Sie so lange mit diesem Muster fort, bis die Liste entweder abgearbeitet ist oder es Zeit für den Feierabend ist.
5. Räumen Sie auf. Es ist kein Problem, wenn Sie nicht alle Punkte auf Ihrer Liste abarbeiten können. Übernehmen Sie diese Punkte einfach auf Ihre Liste für den nächsten Tag.
6. Entwickeln Sie Routine. Wiederholen Sie diesen Vorgang jeden Tag und schon nach kurzer Zeit werden Sie feststellen, dass Sie viel produktiver geworden sind.
Mir persönlich und vielen meiner Klienten hat diese Methode extrem weitergeholfen.